Aplikasi Performance Management System

Dalam menghadapi tantangan ke depan menyadari adanya kebutuhan untuk selalu melakukan improvement dalam simplifikasi proses bisnis terutama untuk penunjang pengambilan keputusan strategis perusahaan seperti pengelolaan KPI perusahaan yang diturunkan menjadi KPI unit kerja serta Qualification Karyawan PT Semen Indonesia Group.

Adanya perubahan visi strategis perusahaan menjadi lebih dinamis menimbulkan kebutuhan adanya pengembangan aplikasi dengan konsep baru pengelolaan KPI perusahaan yang bermuara pada cascading atas Kontrak Manajemen ke hirarki dibawahnya. Aplikasi ini mendukung sinergi yang lebih terkontrol antar masing-masing unit kerja baik parent maupun child sehingga meningkatkan akurasi dalam pengambilan keputusan setelah selesai dilakukan analisa atas data yang berhasil didapatkan.

Maksud dan tujuan dari Project ini adalah :

                  1)            Menyepakati dengan user konsep dasar yang menjadi gagasan utama adanya simplifikasi proses bisnis yang menjadi tujuan pengembangan aplikasi Performance Management System.

                  2)            Membangun aplikasi yang memfasilitasi adanya aktifitas bisnis penilaian KPI dan Kompetensi Karyawan serta maintain katalog KPI unit kerja.

                  3)            Membangun aplikasi dengan desain yang robust dan human computer interaction system yang memudahkan pemahaman user serta Business Process Owner dalam menjalankan aktifitas bisnisnya sesuai dengan blueprint yang disepakati bersama.

                  4)            Mendevelop aplikasi dengan desain cascading KPI serta Kompetensi yang disepakati bersama dan relevan dengan penggunaan ke depannya untuk mendukung misi PT Semen Indonesia Group.

                  5)            Mendeliver aplikasi yang dapat memfasilitasi workflow pengelolaan KPI & Kompetensi antar berbagai end user berbeda (BPO: SPM & SDM, karyawan [atasan], karyawan [bawahan]).

                  6)            Mengimplementasikan New Performance Management System ke Semen Indonesia, Semen Gresik, Semen Padang, Semen Tonasa.

                  7)            Intergrasi dengan EPMS.

                  8)            Digunakan untuk feeding ECM dan Talent.

Ruang lingkup dan spesifikasi teknis Project ini adalah :

1.      Mengumpulkan requirement terkait simplifikasi proses bisnis yang akan difasilitasi dengan sistem informasi yang lebih comprehensive dan efisien.

2.      Mengembangkan aplikasi tersebut di portal dengan ruang lingkup:

a.       Maintain Kontrak Performance & Kontrak Management

b.      Maintain Katalog KPI dengan field-field yang relevan untuk kebutuhan pengelolaan

c.       Fitur appraisal KPI & Kompetensi dengan interface yang memudahkan pemahaman user serta performance yang baik

d.      Integrasi Flow Proses Bisnis dari hulu ke hilir (time range & Key User)

e.       Integrasi dengan sistem lainnya yang existing di PT SMIG (ex: Par4digma)

f.       Display report yang relevan untuk kebutuhan analisis & Decision Support System

3.      Mengimplementasikan sistem tersebut ke Semen Indonesia Group.

4.      Membuat dokumentasi teknis lengkap terkait proses bisnis dari sistem aplikasi ini (Blueprint, UAT script, Training Manual).

5.      Melakukan tuning atas proses yang ada saat ini dan perbaikan/re-design apabila dibutuhkan, di platform eksisting mencakup Performance Management System.

Dashboard Performance

No	Proses Bisnis	User	Waktu
1	Create Template Master KPI (M/Q)	Admin	Sebelum tahun penilaian
	Nama KPI
	Deskripsi KPI
	Treshold
	Polarisasi
	UoM
	Periode
	Roll up
	Kategori KPKU
2	Create KPI ID Catalogue (M/Q)	KPI Officer-Admin	Sebelum tahun penilaian
	Template Master KPI :
	Nama KPI
	Deskripsi KPI
	Treshold
	Polarisasi
	UoM
	Periode
	Roll up
	Kategori KPKU
	Strategic Objective
	Parent – Child by Family
3	Define Report	Admin – KPI Officer	Sebelum tahun penilaian
4	Assign User untuk entry data (Target – Realisasi)	Admin	Sebelum tahun penilaian
5	Pengisian Target KPI	KPI Officer	Awal tahun penilaian
	Pengisian Target otomatis dari sistem
	Pengisian Target manual
	Download Form Excel
	Entry Data
	Upload Data
	Fungsi Lock
6	Pengisian Realisasi KPI	KPI Officer	Setiap periode penilaian (M/Q/A)
	Pengisian Target otomatis dari sistem
	Pengisian Target manual
	Download Form Excel
	Entry Data
	Upload Data
	Fungsi Lock
7	Fungsi Monitoring dan Reminder Pengisian Data	Admin	Setiap periode penilaian (M/Q/A)

CPMS

No	Proses Bisnis	User	Waktu
1	Assign KPI ke Unit kerja	Admin/KPI Officer	Sebelum tahun penilaian
2	Assign KPI Officer	Admin	Awal tahun penilaian
3	Assign Bobot KPI Unit Kerja	KPI Officer	Awal tahun penilaian
4	Copy KPI transaction (include data / blank)	Admin	Sesuai kebutuhan
5	Monitoring, Reminder, Evaluasi Bobot Unit Kerja	Admin	Setiap periode penilaian (M/Q/A)
6	Recalculate Formula KPI		Sesuai kebutuhan
7	Scorecard KPI		Akhir Periode Penilaian