Aplikasi Centralized Learning Design

PT Sinergi Informatika Semen Indonesia adalah anak perusahaan dari PT. Semen Indonesia (Persero)  Tbk. PT Sinergi Informatika Semen Indonesia atau selanjutnya disebut PT SISI adalah perusahaan IT yang menangani kegiatan proyek maupun operasional IT PT. Semen Indonesia (Persero) Tbk. PT SISI berdiri pada tahun 2014 telah memiliki pengalaman proyek dengan PT Semen Indonesia (Persero) Tbk. 

Salah satu client kami, PT. Semen Indonesia (PERSERO) Tbk. merencanakan untuk melakukan peningkatan layanan ICT yang terintegrasi untuk semua anak perusahaannya yang sudah dimulai sejak tahun 2009. Untuk itu perlu menjamin bahwa delivery dari service ICT tersebut dapat mencapai tingkat kinerja (performa) yang diharapkan untuk mendukung objektif bisnis dari organisasi. Saat ini PT SISI sedang menjalin kerja sama dengan PT. Semen Indonesia (Persero) Tbk, dalam hal pembuatan jasa aplikasi untuk pengelolaan Learning and Course dan PT SISI sedang membutuhkan sumber daya guna menunjang kebutuhan proyek tersebut.

Pembangunan Aplikasi CDL Ripped dimaksudkan dapat mempermudah pengaksesan materi-materi pelatihan yang diadakan oleh Semen Indonesia Group. Melalui pencarian materi pelatihan yang sistematis, kegiatan pembelajaran dapat terlaksana dengan baik dan materi pelatihan dapat digunakan oleh karyawan Semen Indonesia Group.

Proses bisnis CDL Ripped melibatkan enam user yang memiliki fungsi masing-masing. Berikut akan dijelaskan fungsi dari masing-masing user:

1.       Manajer CLD

Manajer CLD memiliki kewenangan untuk approve honor materi, melihat peserta, melihat course type, melihat course event, melihat course description, mengelola materi, download materi, melihat instruktur, mengelola academy, melihat laporan, melihat learning partner, dan mengelola academy.

2.       CLD

CLD memiliki kewenangan untuk validasi materi, melihat peserta, melihat course type, melihat course event, melihat course description, mengelola materi, download materi, melihat instruktur, mengelola course description, dan melihat laporan, melihat learning partner, dan mengelola academy.

3.       Opco

Opco memiliki kewenangan untuk melihat peserta, mengelola course type, melihat course event, melihat course description, mengelola materi, download materi, melihat instruktur, mengelola academy, mengelola learning partner dan melihat laporan.

4.       Instruktur

Instruktur memiliki kewenangan untuk melihat pesertanya sendiri, melihat course event nya sendiri, melihat course description sesuai event nya sendiri, mengelola materinya sesuai event nya sendiri, dan download materi sesuai event nya sendiri.

5.       Peserta

Peserta memiliki kewenangan untuk melihat instrukturnya sendiri, melihat course event nya sendiri, melihat course description sesuai event nya, dan download materi sesuai event nya.

1. 

2. 

3. 

Dalam pembahasan dokumen Blueprint aplikasi CDL Ripped ada beberapa modul yang akan dibahas guna melengkapi dokumentasi dan juga sebagai acuan dasar pengembangan sistem. Berikut adalah daftar modul yang dibahas dalam dokumn Blueprint:

a.    Melihat Peserta

b.   Melihat Instruktur

c.    Melihat Course Type

d.   Melihat Course Event

e.   Melihat Course Description

f.     Mengelola Materi

g.    Download Materi

h.   Mengelola Academy

i.      Report

j.     Mengelola Learning Partner

k.    Mengelola Course Description

l.      Validasi Materi

m.  Approve Validasi Materi

n.   Melihat Learning Partner

o.   Mengelola Opco

p.   Mengelola Course Type

­­Aplikasi CDL Ripped merupakan aplikasi yang berfungsi sebagai repository dan database dari materi pelatihan-pelatihan yang diadakan di Semen Indonesia Group. Aplikasi ini mempermudah karyawan dalam mengakses data materi pelatihan yang telah diselenggarakan atau yang akan diselenggarakan di Semen Indonesia Group.

Aplikasi ini memiliki fungsi utama sebagai respository, namun ada beberapa kebutuhan-kebutuhan tambahan yang akan diberikan ke dalam aplikasi. Berikut adalah beberapa kebutuhan-kebutuhan yang telah ditentukan.

No	Back log	Keterangan
1	Sinkronisasi Data	Data menggunakan database Oracle dan tersinkronisasi dengan SAP yaitu data Course Type, Course Event, Course Group, dan User SMIG.
2	Academy	Menambah, mengubah, menghapus daftar academy dan job famly.
3	Learning Partner	·      Learning Partner dikelola oleh Opco. Opco menentukan karyawan menjadi Learning Partner per departemen. ·      Manajer mengatur Opco mana yang bisa mengelola learning partner.
4	Mengelola Materi	·      File yang diupload harus berkestensi .PPT atau .DOC dan sistem melakukan auto convert ke PDF ketika sudah diupload. ·      File yang diupload boleh lebih dari satu, sehingga bukan berbentuk compressed(rar/zip). ·       Jika materi yang berektensi .PPT atau .DOC dihapus, materi yang berupa PDF juga terhapus. ·      Materi terhapus akan masuk tempat sampah dan dapat direstore  oleh CLD dan Manager CLD. ·      Data pada tempat sampah dapat terhapus otomasis sesuai pengaturan di sistem yang dapat diatur oleh Manager CLD. ·      Materi dapat didownload oleh peserta setelah event berakhir. ·      Saat Opco upload  materi, saat itu juga dapat melakukan validasi materi. Kemudian CLD akan memberikan penilaian yang kemudian akan disapprove oleh Manager CLD. ·      Materi yang bisa didownload dalah materi dengan status approve dan pelatihan yang dihadiri peserta tersebut (mengikuti participant list di SAP). ·      Sistem memiliki counter upload dan revisi sebagai data laporan. Upload materi berelasi dengan user peng-uploa agar mengetahui siapa yang melakukan upload. ·      Sistem juga memiliki counter download sebagai laporan. Download materi berelasi dengan user untuk mengetahui siapa yang melakukan download. Counter download tidak mengitung ketika melakukan download file yang sama berulang kali.
5	Mengelola Course Description	·         Sistem dapat melakukan pengecekan otomatis pada course description yang kosong atau yang perlu direvisi atas persetujuan Opco. ·         Selama update course descriptionnya belum dilakukan, sistem akan memberikan notifikasi ke Learning Partner. ·         Update course description dilakukan dengan edit langsung pada sistem sehingga menggantikan course description yang ada di SAP. ·         Jadwal notifikasi menyesuaikan dengan jadwal pada Training Plan. ·         Pengaturan waktu notifikasi bisa diatur oleh Manager CLD. ·         Course objective pada course description ditampilkan berdasarkan indikator perilaku kompetensi. ·         Saat develop awal seluruh course description dibuat statusnya draft walaupun terisi semua. ·         Jika content, objective, duration, delivery method, target group, evaluation kosong maka statusnya DRAFT. ·         Jika course description di approve oleh CLD maka statusnya FINAL. ·         Jika Opco ingin meminta revisi, maka statusnya berubah menjadi REVISI. Revisi ini akan mengirimkan notifikasi ke CLD. ·         Tombol revisi muncul untuk Opco, tombol send email untuk CLD. ·         Tombol revisi dilakukan oleh Opco untuk merubah status ke REVISI dan notifikasi ke CLD. ·         Tombol draft dilakukan oleh CLD untuk merubah status ke DRAFT dan notifikasi ke Learning Partner. ·         sub_cg_name menampilkan course group level 1 (Job Family), sedangkan cg_name menampilkan course group level 0 (Core, Leadership, etc.) ·         Tombol view akan menampilkan form halaman course description yang nantinya dapat di edit maupun print. ·         Form course description nantinya juga dapat di export ke bentuk word untuk kebutuhan CLD dalam membuat buku berisi seluruh course description di akhir tahun.
6	Notifikasi	·         Notifikasi dapat diatur oleh tim IT. ·         Sistem mengirim notifikasi melalui email. ·         Notifikasi otomatis yang dilakukan oleh sistem yang dikirimkan ke Learning Partner setiap hari sebelum 30 hari terkait update course description dari jadwal event yang sudah ada di sistem. ·         Notifikasi otomatis yang dilakukan oleh sistem ke pengupload materi jika materi tersebut tidak disetujui oleh CLD. ·         Notifikasi otomatis yang dilakukan oleh sistem ke Manajer CLD jika CLD sudah melakukan validasi materi. ·         Notifikasi otomatis yang dilakukan oleh sistem ke Opco pengupload materi (validasi materi) ketika Manager CLD sudah menyetujui validasi materi oleh CLD. ·         Notifikasi otomatis yang dilakukan oleh sistem ke CLD jika Learning Partner sudah melakukan update course description. ·         Notifikasi otomatis yang dilakukan oleh sistem ke Learning Partner jika terdapat suatu permintaan revisi dari Opco.
7	Laporan
	Course Type	·         Menampilkan grafik jumlah course type berdasarkan course group dan academy setiap bulan sesuai start date dan end date yang sudah diatur oleh user. ·         Menampilkan grafik daftar course type dan jumlah course type yang belum memiliki course description dan materi. ·         Menampilkan grafik daftar course type dan jumlah course type yang tidak memiliki materi.
	Learning Material	·         Menampilkan grafik daftar learning material per bulan sesuai berdasarkan waktu upload. ·         Menampilkan grafik jumlah learning material berdasarkan course group dan academy yang dapat diatur bulan dan tahun oleh user. ·         Menampilkan grafik jumlah upload dan download setiap bulan.
	Course Event	·         Menampilkan grafik jumlah event  per bulan ·         Menampilkan grafik jumlah event berdasarkan academy dan course group.