Event Management Application

PT. Semen Indonesia (Persero) Tbk, sebagai Badan Usaha Milik Negara dan anak perusahaannya, yaitu PT. Semen Gresik, PT. Semen Padang, PT. Semen Tonasa dan Thang Long Cement Company (TLCC), untuk selanjutnya disebut Semen Indonesia Group (SMIG).

Sejalan dengan perkembangan korporasi yang meningkat dengan pesat, SMIG melakukan penyempurnaan dan pengembangan organisasi, fasilitas produksi, infrastruktur serta fasilitas-fasilitas penunjang lainnya diantaranya adalah pengembangan yang dilakukan di bidang Information dan Communication Technology (ICT).

ICT merupakan suatu bidang strategis dan diharapkan akan mampu menciptakan nilai tambah dan memperkuat daya saing perusahaan dalam memasuki era globalisasi. Oleh Karena itu, ICT menjadi salah satu bidang yang telah dan terus dikembangkan di Semen Indonesia Group (SMIG) guna mendukung proses dan kebutuhan bisnis. Salah satu bidang yang akan dilakukan pengembangannya adalah Aplikasi Event Management yang dapat di akses oleh Board of Directors PT. Semen Gresik.

Untuk mempermudah permintaan mengakomodasi aktifitas dan kegiatan dari Direksi PT. Semen Gresik langsung atau tidak langsung yang sering terjadi miskomunikasi, maka dilakukan pengerjaan Aplikasi Event Management yang dapat di akses oleh Board of Directors PT. Semen Gresik secara langsung untuk mengetahui agenda dan acara yang di inputkan oleh Sekretaris Direksi (Sekdir)

Maksud dari dilakukannya pekerjaan ini adalah: Membuat dashboard event dan kegiatan Board of Directors (BOD), yang bisa di akses BOD PT. Semen Gresik.

Ruang lingkup dan spesifikasi teknis proyek ini meliputi :

·   Membuat Aplikasi Event Management dan melakukan integrasi dashboard Event Management ke monitor di ruangan BOD PT. Semen Gresik

·         Menyusun konsep  Aplikasi Event Management sesuai dengan kebutuhan BOD PT. Semen Gresik

·  Mengimplementasikan Aplikasi Event Management, melakukan roll out dan pendampingan di PT. Semen Gresik terutama untuk Sekretaris Direksi PT. Semen Gresik

·         Membuat dokumen teknis tentang aplikasi Event Management yang akan diterapkan  (user guide, blueprint, dokumentasi, UAT, EUT).

Secara umum Aplikasi Event Management adalah aplikasi yang bertujuan untuk mempermudah akses oleh Board of Directors PT. Semen Gresik secara langsung untuk mengetahui agenda dan acara yang di inputkan oleh Sekretaris Direksi (Sekdir).

Secara garis besar pada aplikasi Event Management ini memiliki beberapa fitur yakni :

1.       Dashboard

Berupa informasi seluruh jadwal kegiatan BOD yang bersangkutan dan ditampilkan di layar monitor di ruangan BOD

2.       Add Event

Berupa inputan agenda kegiatan / undangan BOD yang di inputkan oleh Sekretaris Direksi

3.       Kalender Event

Berupa informasi seluruh jadwal kegiatan BOD yang bersangkutan berdasarkan mingguan / bulanan

4.       List Event

Berupa detail informasi dari event.

5.       Manage Event

Berupa inputan disposisi jika BOD tidak dapat menghadiri agenda dan didisposisikan kepada bawahannya

6.       Email Notifikasi

Berupa email notif untuk pemberitahuan atau konfirmasi terkait undangan.

7.       Rekap Event Mingguan / Bulanan

Berupa Report Import Excel Event yang terekam di aplikasi Event Management, berisi kegiatan kegiatan BOD.

·         Alur Proses/Flowchart Global Event Management

Menjelaskan alur proses mulai dari Sekretaris Direksi menginputkan agenda / event (schedule) BOD, konfirmasi BOD terkait undangan hingga pengiriman notif by email kepada BOD.

1. 

2. 

3. 

4. 

Hasil pengerjaan pekerjaan ini yaitu, Aplikasi Event Management yang di inputkan oleh Sektertaris Direksi yang dapat di akses oleh BOD dan menampilkan dashboard event management di layar monitor ruangan BOD serta notif by email sebagai pengingat event tersebut.